Daten werden in Datenbanken innerhalb von Tabellen gespeichert. Wesentlicher Unterschied zu Tabellen innerhalb einer einfachen Tabellenkalkulation ist, dass die Felder, in die geschrieben wird, klar vordefiniert werden müssen. Eine Datenbank erwartet innerhalb einer Textspalte keine Zahleneingaben, mit denen sie rechnen kann. Sie stellt die Zahlen dann zwar dar, geht aber von einem Wert '0' für diese Zahlen aus. Auch Bilder lassen sich nicht in jeder Feldform ablegen.

Welche Datentypen es im einzelnen gibt, kann bei der grafischen Benutzeroberfläche dem Tabelleneditor entnommen werden. Details dafür im Anhang dieses Handbuches.

• Hinweis 

Manche Inhalte geben zwar vor, Zahlen zu sein, sind aber nicht als Zahlen komplett speicherbar. Dies gilt im deutschsprachigen Raum für die «Telefonnummer» und die «Postleitzahl». Beide können auch führende Nullen enthalten. Für diese Felder muss also genauso wie für eine «Bankleitzahl» ein Feldtyp Text (Varchar) erstellt werden.

Einfache Datenbanken beruhen lediglich auf einer Tabelle. Hier werden alle Daten unabhängig davon eingegeben, ob eventuell mehrfache Eingaben des gleichen Inhaltes gemacht werden müssen. Eine einfache Adressensammlung für den Privatgebrauch lässt sich so erstellen. Die Adressensammlung einer Schule oder eines Sportvereins würde aber so viele Wiederholungen in den Spalten "Postleitzahl" und "Ort" aufweisen, dass diese Tabellenfelder in eine oder sogar 2 separate Tabellen ausgelagert würden. Die Auslagerung von Informationen in andere Tabellen hilft:

• •laufend wiederkehrende Eingaben gleichen Inhaltes zu reduzieren 

• •Schreibfehler bei diesen laufenden Eingaben zu vermeiden 

• •Daten besser nach den ausgelagerten Tabellen zu filtern 

Bei der Erstellung der Tabellen sollte also immer überlegt werden, ob eventuell viele Wiederholungen vor allem von Texten oder Bildern (hier stecken die Speicherfresser) in den Tabellen vorkommen. Dann empfiehlt sich eine Auslagerung der Tabelle. Wie dies prinzipiell geht ist in der Einführung im Kapitel «Eine einfache Datenbank – Testbeispiel im Detail» beschrieben.

• Hinweis 

Anhand der Beispieldatenbanken «Medien_ohne_Makros» bzw. «Medien_mit_Makros» werden in diesem Handbuch viele Schritte möglichst detailliert erklärt. Bereits die Tabellenkonstruktion dieser Datenbank ist sehr umfangreich, da sie neben der Aufnahme von Medien in eine Mediothek auch die Ausleihe von Medien abdeckt.

Tabellen in der internen Datenbank haben immer ein unverwechselbares, einzigartiges Feld, den Primärschlüssel. Dieses Feld muss definiert sein, bevor überhaupt Daten in die Tabelle geschrieben werden können. Anhand dieses Feldes können bestimmte Datensätze einer Tabelle ermittelt werden.

Nur in Ausnahmefällen wird ein Primärschlüssel auch aus mehreren Feldern zusammen gebildet. Dann müssen diese Felder zusammen einzigartig sein.

Tabelle 2 kann ein Feld besitzen, das auf die Inhalte von Tabelle 1 hinweist. Hier wird der Primärschlüssel aus Tabelle 1 als Wert in das Feld der Tabelle 2 geschrieben. Tabelle 2 hat jetzt ein Feld, das auf ein fremdes Schlüsselfeld verweist, also einen Fremdschlüssel. Dieser Fremdschlüssel existiert in Tabelle 2 neben dem Primärschlüssel.

Je mehr Tabellen in Beziehung zueinander stehen, desto komplexer kann der Entwurf sein. Das folgende Bild zeigt die gesamte Tabellenstruktur der Beispieldatenbank in einer Übersicht, die von der Größe her die Seite dieses Dokuments sprengt:

Eine Datenbank für Medien listet in einer Tabelle die Titel der Medien auf. Da es für jeden Titel unterschiedlich viele Untertitel gibt (manchmal auch gar keine) werden in einer gesonderten Tabelle diese Untertitel abgespeichert. Dies ist als eine Eins-zu-viele-Beziehung (1:n) bekannt. Einem Medium werden gegebenenfalls viele Untertitel zugeordnet, z.B. bei dem Medium Mu­sik-CD die vielen Musiktitel auf dieser CD. Der Primärschlüssel der Tabelle "Medien" wird als Fremdschlüssel in der Tabelle "Untertitel" abgespeichert. Die meisten Beziehungen zwischen Tabellen in einer Datenbank sind Eins-zu-viele Beziehungen.

Viele-zu-Viele Beziehungen:

Eine Datenbank für eine Bibliothek wird eine Tabelle für den Namen der Verfasser und eine Tabelle für die Medien enthalten. Es gibt einen offensichtlichen Zusammenhang zwischen den Verfassern und z.B. Büchern, die sie geschrieben haben. Die Bibliothek kann mehr als ein Buch desselben Verfassers enthalten. Sie kann aber auch Bücher enthalten, die von mehreren Verfassern stammen. Dies ist als eine Viele-zu-viele-Beziehung (n:m) bekannt. Solche Beziehungen werden durch Tabellen gelöst, die als Mittler zwischen den beiden betroffenen Tabellen eingesetzt werden. Dies ist in der obigen Abbildung die Tabelle "rel_Medien_Verfasser".

Praktisch wird also die n:m-Beziehung über zwei 1:n-Beziehungen gelöst. In der Mittlertabelle kann die "Medien_ID" mehrmals erscheinen, ebenso die "Verfasser_ID". Dadurch, dass beide zusammen den Primärschlüssel ergeben ist nur ausgeschlossen, dass zu einem Medium wiederholt der gleiche Verfasser gewählt wird.

Eins-zu-Eins-Beziehung:

Die bereits angesprochene Bibliotheks-Datenbank enthält eine Tabelle für die Leser. In dieser Tabelle sind erst einmal nur die direkt notwendig erscheinenden Felder vorgesehen. Für eine Datenbank im Bereich von Schulen würde noch die jeweilige Schulklasse benötigt. Über diese Klasse kann gegebenenfalls auch die Adresse erfahren werden. Eine Aufnahme der Adresse in die Datenbank ist also nicht notwendig. Die Klassenbeziehung des Schülers ist aus der Lesertabelle ausgegliedert, weil nicht in allen Bereichen mit der Zuordnung zu Klassen etwas angefangen werden kann. Dadurch entsteht eine 1:1-Beziehung zwischen Leser und seiner Klassenzuweisung über den entsprechenden Fremdschlüssel in "rel_Leser_Schulklasse".

Handelt es sich um eine Datenbank im öffentlichen Bereich, so wird wohl die Adresse der Leser benötigt. Einem Leser wird hier genau eine Adresse zugeordnet. Würde es mehrere Leser mit der gleichen Adresse geben, so müsste das bei dieser Konstruktion zu einer Neueingabe der Adresse führen, denn der Primärschlüssel aus der Tabelle "Leser" wird direkt als Primärschlüssel in die Tabelle "Adresse" eingetragen. Primärschlüssel und Fremdschlüssel sind in der Tabelle "Adresse" eins. Hier besteht also eine 1:1-Beziehung.

Eine 1:1-Beziehung bedeutet nicht, dass automatisch zu jedem Datensatz der einen Tabelle auch ein Datensatz der anderen Tabelle existiert. Es existiert allerdings höchstens ein Datensatz. Durch die 1:1-Beziehung werden also Felder ausgelagert, die vermutlich nur bei einem Teil der Datensätze mit Inhalt gefüllt sein werden.

Die Beispieldatenbank muss drei verschiedene Aufgabenbereiche erfüllen. Zuerst einmal müssen Medien in die Datenbank aufgenommen werden. Dies soll so erfolgen, dass auch eine Bibliothek damit arbeiten kann.

Zentrale Tabelle ist die "Ausleihe". In ihr werden die Tabellen Medien und Leser verknüpft. Da auch später noch nachvollzogen werden soll, wer ein Buch ausgeliehen hat (falls z.B. jemand beim Ausleihen bemerkt, dass das Buch beschädigt ist, oder falls eine Hitliste der Medien erstellt werden soll) wird der Datensatz in der Ausleihe bei der Rückgabe nicht einfach gelöscht. Vielmehr wird ein Rückgabedatum ("Rueck_Datum") vermerkt.

Ebenso in die Ausleihe integriert ist das Mahnverfahren. Um die Anzahl der Mahnungen zu erfassen wird jede Mahnung separat in der Tabelle "Mahnung" eingetragen.

Neben der Verlängerung um einzelne Wochen steht noch ein gesondertes Feld in der Ausleihe, das es ermöglicht, Medien über einen Barcodescanner zu entleihen ("Medien_ID_BC"). Barcodes enthalten neben der eigentlichen "Medien_ID" auch eine Prüfziffer, mit der das Gerät feststellen kann, ob der eingelesene Wert korrekt ist. Dieses Barcodefeld ist hier nur testweise eingebaut. Besser wäre es, wenn der Primärschlüssel der Tabelle Medien direkt in Barcode-Form eingegeben würde oder per Makro aus der eingelesenen Barcodeziffer einfach die Prüfziffer vor dem Abspeichern entfernt wird.

Schließlich ist noch der "Leser" mit der Ausleihe in Verbindung zu bringen. In der eigentlichen Lesertabelle wird lediglich der Name, eine eventuelle Sperrung und ein Fremdschlüssel für eine Verbindung zur Tabelle Geschlecht vorgesehen.

In dieser Tabellenkonstruktion werden gleich zwei Szenarien bedient. Der obere Tabellenstrang ist dabei auf Schulen zugeschnitten. Hier werden keine Adressen benötigt, da die Schüler und Schülerinnen über die Schule selbst ansprechbar sind. Mahnungen müssen nicht postalisch zugestellt werden, sondern auf dem internen Wege weitergegeben werden.

Der Adressstrang ist dagegen bei öffentlichen Bibliotheken notwendig. Hier müssen sämtliche Daten erfasst werden, die zu Erstellung eines Mahnbriefes erforderlich sind.

Die Tabelle "Geschlecht" dient dazu, die richtige Anrede bei Mahnschreiben zu wählen. Die Mahnschreiben sollen schließlich möglichst automatisiert erfolgen. Außerdem gibt es Vornamen, die sowohl für männliche als auch für weibliche Leser stehen können. Deswegen ist die Abspeicherung des Geschlechts auch bei der Erstellung von handgeschriebenen Mahnungen sinnvoll.

Die Tabelle "rel_Leser_Schulklasse" steht wie die Tabelle Adresse in einer 1:1-Beziehung zu der Tabelle "Leser". Dies ist gewählt worden, weil entweder die eine oder die andere Möglichkeit beschritten werden soll. Sonst könnte die "Schulklasse_ID" direkt in der Tabelle Schüler existieren; gleiches gilt für den gesamten Inhalt der Tabelle Adresse.

Eine "Schulklasse" wird in der Regel durch eine Jahrgangsbezeichnung und einen Klassenzusatz gekennzeichnet. Bei einer 4-zügigen Schule kann dieser Zusatz z.B. von a bis d gehen. Der Zusatz wird in der Tabelle "Klasse" eingetragen. Der Jahrgang hat eine separate Tabelle. Sollen am Schluss eines Schuljahres die Leser aufgestuft werden, so wird einfach der Jahrgang für alle geändert.

Die "Adresse" wird ebenfalls sehr differenziert dargestellt. Die Straße ist aus der Adresse ausgelagert, da Straßennahmen innerhalb eines Ortes häufiger wiederholt werden. Postleitzahl und Ort sind voneinander getrennt, da oft mehrere Postleitzahlen für einen Ort gelten. Für die Post sind alle Ortsbezeichnungen, die auf die gleiche Postleitzahl passen, in einem Ort zusammengefasst. Es existieren postalisch also deutlich mehr Postleitzahlen als Orte. So werden von der Tabelle Adresse aus gesehen deutlich weniger Datensätze in der Tabelle "Postleitzahl" stehen und noch einmal deutlich weniger Datensätze in der Tabelle "Ort" existieren.

Wie eine derartige Tabellenkonstruktion später sinnvoll zu befüllen ist, wird weiter unten im Kapitel «Formulare» erläutert.

In der Regel wird sich der LibreOffice-User auf die Erstellung von Tabellen mit der grafischen Benutzeroberfläche beschränken. Die direkte Eingabe von SQL-Befehlen ist dann sinnvoll, wenn z.B. ein Tabellenfeld nachträglich an einer bestimmten Position eingefügt werden soll oder Standardwerte nach Abspeicherung der Tabelle noch gesetzt werden sollen.

Bezeichnungen bei Tabellen:

Die obige Skizze zeigt die allgemein übliche Aufteilung von Tabellen in Spalten und Zeilen. Die entsprechenden Datenbankbezeichnungen sind in Klammern hinzugefügt.

Datensätze werden in der Tabelle in einer Zeile gespeichert. Die einzelnen Spalten werden durch das Feld, den Typ und die Festlegung, ob das Feld leer sein darf, weitgehend beschrieben. Je nach Typ kann noch der Umfang an Zeichen festgelegt werden. Außerdem kann ein Standardwert eingegeben werden, der immer dann abgespeichert wird, wenn keine Eingabe erfolgt.

In der grafischen Benutzeroberfläche von Base sind die Begriffe einer Spalte etwas anders umschrieben:

Die Erstellung innerhalb der grafischen Benutzeroberfläche wird beispielhaft für die Tabelle Medien Schritt für Schritt erklärt.

Durch einen Klick auf Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen wird der Tabelleneditor gestartet.

1. 1.ID-Feld: 

• ➢In der ersten Spalte wird «ID» als Feldname eingegeben. Danach wird die die Tabulator-Taste gedrückt, um in die Spalte Feldtyp zu wechseln. Alternativ kann auch mit der Maus die Auswahlliste der nächsten Spalte angeklickt werden. 

• ➢Integer [INTEGER] als Feldtyp sollte aus der Auswahlliste gewählt werden. Die Standardeinstellung ist Text [VARCHAR]. Integer kann 10-stellige Zahlen speichern. Integer ist außerdem der Zahlentyp, der in der grafischen Benutzeroberfläche als einziger mit einem automatisch hoch zählenden Wert verbunden werden kann. 

• Tipp 

Die Erstellung einer Verknüpfung zur Auswahl aus der Auswahlliste Feldtyp: Drücken Sie die Taste für den ersten Buchstaben der Wahl. Sie können die Auswahl durch wiederholtes Drücken des Buchstabens wechseln. Zum Beispiel wechselt das Drücken der Taste D von «Datum» auf «Datum/Zeit» bzw. danach auf «Dezimal».

• ➢«ID» wird als Primärschlüssel gesetzt, indem mit der rechten Maustaste auf das grüne Dreieck auf der linken Seite der Zeile «ID» geklickt und Primärschlüssel in dem Kontextmenü ausgesucht wird. Dies stellt ein Schlüssel-Symbol vor «ID». 

• Hinweis 

Der Primärschlüssel dient nur einem Zweck – nämlich zur eindeutigen Identifizierung des Datensatzes. Daher kann ein beliebiger Name für dieses Feld verwendet werden. Im Beispiel wurde die allgemein übliche Bezeichnung ID (Identifikation) verwendet.

• ➢Bei den Feldeigenschaften für das Feld «ID» wird die Eigenschaft Auto-Wert → Ja gesetzt. Damit wird der Primärschlüssel automatisch hoch gezählt. Die Zählung beginnt bei der internen HSQLDB-Datenbank mit '0'.
  Der Auto-Wert lässt sich nur für ein Feld einer Tabelle einstellen. Die Auswahl Auto-Wert → Ja erzeugt automatisch den Primärschlüssel für das Feld, sofern der Primär­schlüssel nicht schon vorher bestimmt wurde. 

1. 2.Das nächste Feld ist das Feld «Titel» 

• ➢Der Feldname «Titel» wird in der Spalte «Feldname» eingegeben. 

• ➢Der Feldtyp muss hier nicht geändert werden, da er bereits auf Text [VARCHAR] eingestellt ist. 

• ➢In den Feldeigenschaften muss die Länge des Feldes angepasst werden. Die Standardlänge ist hier bei den neueren LO-Versionen 100, sollte für den Medientitel aber auf 250 Zeichen erweitert werden. 

• ➢In den Feldeigenschaften sollte wenigstens bei diesem Feld Eingabe erforderlich → Ja gewählt werden. Ein Medium ohne Titel wird keinen Sinn machen. 

1. 3.Beschreibung kann alles sein; die Spalte kann auch leer gelassen werden. Die Beschreibung dient nur zur Erklärung des Feldinhaltes für Personen, die sich später einmal den Tabellenentwurf ansehen wollen. 

2. 4.Für das Feld «E_Jahr» wird der Zahlentyp Small Integer [SMALLINT] gewählt. Dabei handelt es sich um eine maximal fünfstellige ganze Zahl. Mit dem Erscheinungsjahr soll zwar nicht gerechnet werden, es sollte aber zumindest vermieden werden, dass dort Buchstaben auftauchen. 

    

3. 5.Für das Feld «Kategorie_ID» wird der Feldtyp Integer [INTEGER] gewählt. Da in der Tabelle «Kategorie» der Primärschlüssel diesen Feldtyp haben soll muss auch der hier eingetragene Fremdschlüssel den gleichen Feldtyp haben.
   Das gilt dann entsprechend auch für die nachfolgenden Fremdschlüssel «Medienart_ID», «Ort_ID» und «Verlag_ID». 

    

4. 6.Für die Wertangabe wird der Feldtyp Zahl [NUMERIC] oder auch Dezimal [DECIMAL] gewählt. Diese beiden Zahlenfelder können Zahlen mit Nachkommastellen speichern. 

• ➢Bei den Feldeigenschaften wird eine Länge von 6 Zeichen eingestellt. Das dürfte für die Wertangabe der Medien reichen. 

• ➢Die Zahl der Nachkommastellen wird auf 2 Zeichen festgelegt. Damit ist jetzt maximal eine Wertangabe von 9999,99 möglich, da das Komma nicht als Stelle mitgerechnet wird. 

• ➢Eine Formatierung der Ausgabe als € ist nicht notwendig. Diese Einstellung erfolgt im Formular. Sie kann bei Bedarf auch später bei einer eventuellen direkten Eingabe in die Tabelle vorgenommen werden. Die Tabellenformatierung beeinflusst nicht die Formatierung im Formular, wohl aber die Formatierung bei Abfragen. 

1. 7.Für das Feld «ISBN» wird der Feldtyp Zahl [NUMERIC] gesetzt. Dieser kann genau auf die Feldlänge einer ISBN-Nummer eingestellt werden. ISBN-Nummern sind 10 oder 13 Zeichen lang. Sie werden also später als Zahl ohne Trenner gespeichert.
   Die Länge wird entsprechend auf maximal 13 Zeichen eingestellt. Nachkommastellen bleiben dabei auf 0 gesetzt. 

2. 8.Die Tabelle wird mit dem Namen «Medien» abgespeichert. 

Die zentrale Tabelle für die Beispieldatenbank wurde nun erstellt. Mit dem entsprechenden Verfahren können alle weiteren Tabelle ebenfalls erstellt werden. Achten Sie immer darauf, dass der Feldtyp zusammen mit den Feldeigenschaften vorbestimmt, was in dem Feld abgespeichert werden kann. Dies ist anders als in einer Tabellenkalkulation, die vollkommen durchmischte Eingaben in einer Spalte zulassen.

• Hinweis 

Die Reihenfolge der Felder in der Tabelle kann nur bis zum ersten Abspeichern über die grafische Benutzeroberfläche beeinflusst werden. Sie lässt sich später über Extras → SQL nur bei Verwendung von Firebird ändern. Bei Verwendung der internen HSQLDB sind die bereits erstellten Felder unbeweglich.
In Abfragen, Formularen oder Berichten ist die Reihenfolge allerdings weiterhin frei zusammenstellbar.

Wird beim Tabellenentwurf kein Primärschlüssel festgelegt, so erscheint beim Abspeichern eines Tabellenentwurfs die Nachfrage, ob ein Primärschlüssel erstellt werden soll. Dies deutet darauf hin, dass ein wesentliches Feld in der Tabelle fehlt. Ohne einen Primärschlüssel kann die interne Datenbank auf die Tabelle nicht zugreifen. In der Regel wird dieses Feld mit dem Kürzel "ID" bezeichnet, mit dem Zahlentyp INTEGER versehen und als «AutoWert» automatisch mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Mit einem Rechtsklick auf das entsprechende Feld kann es zum Primärschlüsselfeld erklärt werden.

• Hinweis 

Die Notwendigkeit, einen Primärschlüssel zu wählen, wird nicht durch die verwendete Datenbank sondern durch die Benutzeroberfläche vorgeschrieben. Grundsätzlich ist es möglich, auch in der internen HSQLDB Tabellen ohne Primärschlüssel zu erstellen. Sie lassen sich dann allerdings nicht über die grafische Benutzeroberfläche mit Daten befüllen. Stattdessen können die Daten der Tabelle über Extras → SQL direkt mit SQL-Befehlen geändert werden. Auch der Zugriff über Makros ist möglich.
Dieses Verhalten lässt sich natürlich auch bewusst nutzen: Wenn eine Datenbank an andere Personen weitergegeben werden soll, aber die Veränderung bestimmter Tabellen möglichst erschwert werden soll, so reicht es, einfach den Primärschlüssel (nicht das Feld, nur den Schlüssel!) zu löschen. Dafür darf die Tabelle allerdings nicht über Extras → Beziehungen mit anderen Tabellen verknüpft sein.

Es können ohne weiteres auch mehrere Felder zum gemeinsamen Primärschlüssel erstellt werden. Hierzu müssen nur die entsprechenden Felder gemeinsam markiert werden (Taste Strg oder Shift gedrückt halten). Dann kann über den Rechtsklick der Primärschlüssel allen markierten Feldern zugewiesen werden.

Sollen von einer anderen Tabelle in dieser Tabelle Informationen mitgeführt werden (Beispiel: Adressdatenbank, aber ausgelagert Tabellen jeweils für Postleitzahlen und Orte), so ist ein Feld mit dem gleichen Datentyp wie dem des Primärschlüssels der anderen Tabelle in die Tabelle aufzunehmen. Angenommen die Tabelle "PLZ_Ort" hat als Primärschlüssel das Feld "ID", als Datentyp «Tiny Integer». In der Tabelle Adressen erscheint jetzt ein Feld "ID_PLZ_Ort" mit dem Datentyp «Tiny Integer». Es wird also in der Tabelle "Adresse" immer nur die Zahl eingetragen, die als Primärschlüssel in der Tabelle "PLZ_Ort" steht. Für die Tabelle "Adresse" heißt das: Sie hat einen Fremdschlüssel zusätzlich zum eigenen Primärschlüssel bekommen.

• Vorsicht 

Für die Erstellung eines Fremdschlüssels ist immer der gleiche Datentyp in Primärschlüsselfeld und Fremdschlüsselfeld notwendig. Bei der Verwendung von Feldern des Typs VARCHAR wird aber nicht berücksichtigt, welche Länge das Feld hat. Es ist also sehr wohl möglich, ein Primärschlüsselfeld mit VARCHAR(10) zu definieren, bei dem Fremdschlüsselfeld aber nur VARCHAR(5) zu wählen. Dann lassen sich nicht alle Werte aus dem Primärschlüsselfeld in das Fremdschlüsselfeld übertragen.

Grundlage bei der Namenswahl von Feldern in der Tabelle: Keine 2 Felder dürfen gleich heißen. Deswegen darf auch nicht ein zweites Feld mit der Bezeichnung "ID" als Fremdschlüssel in der Tabelle "Adresse" auftauchen.

Die Feldtypen können nur begrenzt geändert werden. Eine Aufstufung (längeres Textfeld, größerer Zahlenumfang) ist ohne weiteres möglich, da alle eventuell schon eingegebenen Werte diesem Feldtyp entsprechen. Eine Abstufung wirft eher Probleme auf. Hier droht gegebenenfalls Datenverlust.

1. 001 ALTER TABLE "Tabellenname" ALTER COLUMN "Feldname" TIMESTAMP(6) 

Mit dem Parameter '6' wird das Timestamp-Feld bei der internen Hsqldb auch für Bruchteile von Sekunden aufnahmefähig.
Die Firebird-Datenbank benötigt diesen Parameter nicht, kann aber erst ab LO 6.1 über die GUI  Millisekunden in Zeitfeldern oder Timestampfeldern speichern.

Die Formatierung stellt die Werte der Datenbank für den Nutzer dar und erlaubt eine Eingabe von Werten in Abhängigkeit von landesüblichen Eingabeformen. Ohne Formatierung werden Dezimalstellen mit einem Punkt abgetrennt ( 4.21 statt 4,21 ), Datumswerte im Format 2014-12-22 dargestellt. Bei der Einstellung der Formatierung muss deshalb auf die Landeseinstellung geachtet werden.

Die Formatierung zeigt die Inhalte nur an. Eine Datumsdarstellung mit einer zweistelligen Jahreszahl wird dennoch als vierstellige Jahreszahl gespeichert. Wird ein Feld für eine Zahl mit zwei Nachkommastellen erstellt, wie es bei der Überziehungsgebühr in dem folgenden Beispiel der Fall ist, so wird auch eine Zahl mit zwei Nachkommastellen gespeichert, auch wenn irrtümlich die Formatierung vielleicht ohne Nachkommastellen erstellt wurde. Eine Zahl mit zwei Nachkommastellen lässt sich sogar in ein Feld eingeben, das ohne Nachkommastellen formatiert wurde. Die Nachkommastellen verschwinden scheinbar bei der Eingabe, werden aber wieder sichtbar, wenn die Formatierung angepasst wird.

Soll nur eine Zeit, aber kein Datum gespeichert werden, so sollte die Tabelle entsprechend z.B. so formatiert werden, dass nur Minuten, Sekunden und Zehntelsekunden abgefragt werden: MM:SS,00. Eine Formatierung mit Nachkommastellen im Millisekundenbereich ist später in Formularen nur über das formatierte Feld, nicht über das Zeitfeld möglich.

Die Formatierung von Feldern wird bei Erstellung der Tabelle oder auch anschließend in den Feldeigenschaften über einen gesonderten Dialog vorgenommen:

Über den Button in Feldeigenschaften → Format-Beispiel wird der Dialog zur Änderung des Formates gestartet.

Für die Erstellung von Feldern, die eine Währung aufnehmen sollen, ist darauf zu achten, dass die Zahlenfelder zwei Nachkommastellen haben. Die Formatierung kann in der Tabellenerstellung der grafischen Benutzeroberfläche in der gewünschten Währung für die Eingabe in die Tabelle vorgenommen werden. Dies hat allerdings nur Auswirkungen auf die Eingabe in der Tabelle und auf Abfragen, die den Wert ohne Umrechnungen auslesen. In Formularen muss die Währungsbezeichnung gesondert formatiert werden.

• Hinweis 

Base speichert zur Zeit nur die Formatierungen der Tabelle ab, die entweder beim Erstellen der Tabelle oder bei der Eingabe von Daten über die Spaltenköpfe erfolgt. Dies gilt auch für die Spaltenbreiten bei der Eingabe.
Gesonderte Formatierungen von Abfragen werden dagegen nicht gespeichert. Bei Abfragen wird, sofern das von der GUI her möglich ist, auf die Formatierung der Felder in den Tabellen zurückgegriffen.

Bei Feldern, die einen Prozentsatz aufnehmen sollen, ist darauf zu achten, dass 1 % bereits als 0,01 gespeichert werden muss. Die Prozentschreibweise beansprucht also schon standardmäßig 2 Nachkommastellen. Sollen Prozentwerte wie 3,45 % abgespeichert werden, so sind also 4 Nachkommastellen bei dem numerischen Wert notwendig.

Manchmal erscheint es sinnvoll, neben dem Primärschlüssel auch andere Felder oder eine Kombination anderer Felder mit einem Index zu versehen. Ein Index dient dazu, Suchergebnisse schneller zu erhalten. Er kann außerdem dazu genutzt werden, Doppeleingaben zu vermeiden.

Jeder Index hat eine fest definierte Sortierreihenfolge. Wird eine Tabelle ohne Sortierung aufgerufen, so richtet sich die Sortierreihenfolge immer nach der Sortierreihenfolge der als Index definierten Felder. Bei einer Tabelle mit Primärschlüssel, wie dies in der internen HSQLDB üblich ist, ist allerdings der Index des Primärschlüssels als erster eindeutiger Index für die Sortierung bereits maßgebend.

Zuerst muss die Tabelle mit einem rechten Mausklick über das Kontextmenü zum Bearbeiten geöffnet werden. Der Zugriff auf den Indexentwurf erfolgt dann über Extras → Indexentwurf…  oder direkt über den entsprechenden Button in der Menüleiste des Tabellenentwurfes.

Über «Neuer Index» wird ein Index neben dem des Primärschlüssels erstellt.

Dem neuen Index wird automatisch die Bezeichnung «index1» zugewiesen. Diese Bezeichnung kann geändert werden. Im Indexfeld wird ausgewählt, welches Feld bzw. welche Felder über den Index verwaltet werden sollen. Dabei wird gleichzeitig eine Sortierung eingestellt.

Ein Index kann prinzipiell auch über Tabellenfelder erstellt werden, die keine eindeutigen Werte haben. Im obigen Bild ist aber das Index-Detail «Eindeutig» gewählt, so dass in das Feld "Nachname" zusammen mit dem Feld "Vorname" nur Werte eingegeben werden können, die dort in der Kombination noch nicht stehen. So ist z.B. Robert Müller und Robert Maier möglich, ebenso Robert Müller und Eva Müller.

Wird ein Index über ein Feld erstellt, so wird die Eindeutigkeit auf ein Feld bezogen. Ein solcher Index ist in der Regel der Primärschlüssel. In diesem Feld darf jeder Wert nur einmal vorkommen. Beim Primärschlüssel darf allerdings zusätzlich das Feld auf keinen Fall NULL sein.

Eine Sonderstellung für einen eindeutigen Index nimmt in einem Feld das Fehlen eines Eintrages, also NULL, ein. Da NULL alle beliebigen Werte annehmen könnte ist es ohne weiteres erlaubt, bei einem Index über zwei Felder in einem Feld mehrmals hintereinander die gleiche Eingabe zu tätigen, solange in dem anderen Feld keine weitere Angabe gemacht wird.

• Hinweis 

NULL ist für Datenbanken die Bezeichnung für eine leere Zelle, die nichts enthält. Mit einem Feld, das NULL ist kann also nicht gerechnet werden. Im Gegensatz dazu gehen Tabellenkalkulationen bei leeren Feldern automatisch davon aus, dass der Inhalt '0' ist.

Beispiel: In einer Mediendatenbank wird für die Ausleihe die Mediennummer und das Ausleihdatum eingegeben. Wird das Medium zurückgegeben, so wird dies durch ein Rückgabedatum vermerkt. Nun könnte ein Index über die Felder "Mediennummer" und "Rückgabedatum" doch leicht verhindern, dass das gleiche Medium mehrmals ausgeliehen wird, ohne dass die Rückgabe vermerkt wurde. Dies funktioniert aber leider nicht, da das Rückgabedatum ja noch nicht mit einem Wert versehen ist. Der Index verhindert stattdessen, dass ein Medium zweimal mit dem gleichen Datum zurückgegeben wird – sonst nichts.

Nicht alle Tabellen werden bereits beim Erstellen so weit durchgeplant sein, dass keine Änderungen mehr vorzunehmen sind. Mit einem rechten Mausklick auf eine Tabelle wird das folgende Kontextmenü sichtbar:

Mit einem Klick auf Bearbeiten öffnet sich der grafische Bearbeitungsmodus. Hier können Feldnamen, Feldtypen und Formate geändert werden. Natürlich können auch weitere Felder hinzugefügt werden.

Die Änderungen sind allerdings nicht völlig problemlos möglich. Soll ein Feldname geändert werden, so ist es angeraten, zuerst den neuen Namen an den alten Feldnamen anzuhängen und dann die vorherige Benennung zu entfernen. Andernfalls verschwindet das ganze Feld.

Neue Felder können nur am Ende der Liste hinzugefügt werden, auch wenn der Bearbeitungsmodus etwas anderes scheinbar ermöglicht. Das Einfügen eines Feldes mitten in eine Liste ist in der GUI nicht möglich.

Auch Kommentare zu vorher erstellten Feldern werden bei einer anschließenden Tabellenänderung oft nicht mit abgespeichert.

Sind bereits erst einmal mehrere Tabellen erstellt worden, so können die Beziehungen zwischen den Tabellen eine Änderung von Feldeigenschaften blockieren. Als Beziehungen nimmt die Datenbank sowohl die unter Extras → Beziehungen erstellten Verknüpfungen als auch die in Tabellenansichten erstellten Beziehungen wahr.

• Hinweis 

Bei der internen Firebird-Datenbank ist es nicht möglich, Tabellennamen zu ändern. Auch ist es nicht möglich, die Namen für Primärschlüsselfelder zu ändern. Hier hilft dann nur die Tabelle zu kopieren und neu einzufügen. Der Assistent ermöglicht schließlich die Eingabe neuer Namen für die Tabelle und auch neuer Bezeichnungen für das Primärschlüsselfeld.

Tabellen sollten am besten direkt bei der Erstellung komplett mit allen nötigen Einstellungen versehen werden. Sollen hinterher die Eigenschaften von Feldern verändert werden (Feldname, erforderliche Eingabe usw.), so kann das häufig zu einer Fehlermeldung führen, die nicht Ursache der GUI ist, sondern in der darunterliegenden Datenbank begründet ist.

Die folgende Tabelle aus einer dem Handbuch nicht beiliegenden Datenbank zeigt hier gleich mehrere Ursachen, die eine Änderung eines Feldes in der Tabelle «Kasse» unmöglich machen.

Hier sollte das Feld "Betrag" in der Eigenschaft «Eingabe erforderlich» auf «Ja» umgestellt werden. Das Warnsymbol macht bereits darauf aufmerksam: Die Änderung kann zu einem Verlust von Daten führen. Eine einfache Änderung ist nicht möglich. Bereits vorher wurde ausgeschlossen, dass in dem Feld "Betrag" eventuell ein Datensatz ohne Eingabe existiert.

Ein Klick auf Ja führt zu einer weiteren Fehlermeldung, da die Datenbank die Löschung nicht zulässt. Ein Klick auf Nein bricht den gesamten Vorgang ab. Häufig wird die Frage nach Mehr Informationen gar nicht erst gestellt, weil die Informationen nur mit etwas gründlicherem Wissen auch sinnvoll zu einer anderen Handlungsweise und dann zum gewünschten Ziel führen können.

• Hinweis 

Die direkte Eingabe von SQL-Befehlen ist über das Menü Extras → SQL erreichbar.

Hier werden Befehle im oberen Fensterbereich eingegeben; im unteren Bereich wird der Erfolg oder gegebenenfalls die Gründe für den fehlenden Erfolg (auf Englisch) mitgeteilt. Abfragen können hier unter «Ausgabe» dargestellt werden, wenn das Markierfeld angekreuzt wird.
SQL-Befehl direkt ausführen schickt den Befehl direkt an die Datenbank ohne eventuell noch Code nach Base-internen Regeln zu verändern («Escapeprocessing»).
Ist der Dialog einmal geöffnet, so werden die dort erstellten Befehle zwischengespeichert und können erneut aufgerufen werden.

• Hinweis 

Befehle, die hier eingegeben werden, werden direkt an die Datenbank weiter gegeben. Die grafische Oberfläche von Base bekommt davon erst einmal nichts mit. Das fällt auf, wenn z.B. neue Tabellen über Extras → SQL erstellt werden.
Damit die Tabellen auch in der grafischen Oberfläche erscheinen muss Ansicht → Tabellen aktualisieren ausgelöst werden.